Zamanın Efendisi Olmak: Zamanımızı Nasıl Daha İyi Yönetebiliriz?

Zaman Yönetimi

Bir işin, oluşun içinde geçtiği, geçeceği veya geçmekte olduğu süre, vakit, çağ, mevsim ya da dönem şeklinde ifade edilen zaman kavramı yaşantımız için oldukça önemlidir.

Zaman kavramının hayatımızda bu kadar önemli olmasının birçok nedeni bulunmaktadır. Kısıtlı zamanı en verimli olacak şekilde değerlendirmek bizim elimizdedir. Zamanı farklı eylemler arasında bölüştürmek ve planlamak günlük hayatımızı kolaylaştıran adımlardır.

Bu tanımları içeren, zamanı planlamayı ve düzenlemeyi esas alan yöntem Zaman Yönetimi olarak karşımıza çıkmaktadır¹.

Saatler birbirini kovalarken günler hızla geçmektedir. Herkes gün içerisinde aynı 24 saate sahiptir. Günün sonunda bazıları çok verimli bir gün geçirdiğinden bahsederken, kimileri zamanın yetmediğinden söz etmektedir.

Bunun nedeni ne olabilir? Sorumuzun cevabı zaman yönetiminin iyi şekilde planlanmasıyla alakalıdır. Doğru yapılan zaman yönetimi kişilere bazı avantajlar sunmaktadır:

• Kişilerin daha verimli ve üretken bir hayat sürmesine yardımcı olur.
• Stres yönetimini iyi bir şekilde yönetmeyi sağlar.
• Daha mutlu, daha rahat ve daha başarılı, az stresli hayat sürmeyi kolaylaştırır.

Genel hatlarıyla zamanın nasıl ve ne şekilde değerlendirileceği konuları zaman yönetiminin konularıdır. Ayrıca en basit haliyle gün içerisinde yapılması gereken işlerin, günün belirli saat aralıklarına paylaştırılması zaman yönetiminin temel kuralıdır.

Zamanımızı İyi Yönetiyor Muyuz?

İlk olarak mevcut durum kontrolü yapmamız gerekmektedir. Süre ile farklı aktiviteler arasında denge kurabiliyor musunuz? Öncelikli işlerin belirlenmesinde gerekli hassasiyeti gösteriyor musunuz?

En önemlisi de zaman belirlendikten sonra yapılması gereken işe odaklanabilme ve sonunu getirebilmedir. Bu sorular dikkate alınarak gerçekçi bir yaklaşım ile durum analizi yapılmalıdır.

İyi zaman yönetimi odak, faaliyet ve sonuçlarını izleyen aşamalardan oluşur. Bir kişinin meşgul olması etkili iş yaptığını göstermez.

Genel zaman yönetimini yaparken ortak zaman sorunlarına çözüm geliştirilmeli ve temel alışkanlıkların iyileştirilmesi gerekmektedir. Bu tür sorunlar için etkinlikleri not edilmeli, yapılacaklar listesi hazırlanmalı hatta olumsuz durumlar için de öneriler düşünülmelidir.

Hedef belirlenme, öncelik sıralaması, işlerin günün hangi zamanında yapılacağı konularında karar verme adımlarından sonra plana odaklanılmalı ve amaç doğrultusunda gerekli işlemler uygulanmalıdır. Böylelikle zaman daha verimli kullanılmış olur^{2, 3}.

Zamanı Verimli Kullanmamıza Engel Olan Faktörler

• Yapılacak işlerin listelenmemesi
• Hedef belirlemeden hareket edilmesi
• Kararsızlık
• Mola vermeden çalışmanın sürdürülmesi
• Görev dağılımının yapılmaması
• Planlamada eksikliklerin olması
• Düzenli olmayan yerde çalışmaların yapılması
• Erteleme Davranışı
• Stres yönetiminin doğru şekilde yapılmaması
• Mükemmeliyetçi davranma
• Dikkat dağınıklılığına neden olmak
• Molaların gereğinden fazla uzaması
• Yapılacak görevlerin hafife alınması

Bu durumlar hem bize hem de çok değerli olan zamanımıza zarar vermeye neden olur ve verimliliğimizi düşürür².

Zaman Yönetim Teknikleri⁴

Pomodoro Tekniği

Zaman yönetim yaklaşımları arasında en etkili ve yaygın kullanılan yöntem olarak karşımıza çıkmaktadır. Pomodoro tekniği mola vererek çalışma şeklinde uygulanan yöntemdir. Çalışmalara molalar ile ara verilmesi kişilerin yorulmadan ve sıkılmadan daha verimli zaman geçirmesini sağlamaktadır.

Genel olarak pomodoro tekniği 25 dakika çalışma ve bunu takip eden 5 dakikalık molalar şeklinde uygulanmaktadır. Bu tekniğin en önemli kuralı çalışma zamanında tam odaklanılmalı ve molalarda da iş bir kenara bırakılarak dinlenilmelidir.

Eisenhower Tekniği (Matrisi)

İşleri yapılması gereken sıraya ve aciliyete sınıflandırmaya dayanan yöntemdir. Eisenhower tekniğinde yapılacaklar önemli-önemli değil, acil-acil değil kombinasyonları ile ifade edilir.

Bu teknikte yer alan kategoriler acil-önemli, acil-önemli değil, acil değil-önemli, acil değil-önemli değil şeklindedir. Birbirine yakın teslim tarihi olan ve birden çok iş yapılması gereken durumlarda, işlerin sıralanması bakımından bu tekniğin uygulanması yarar sağlayacaktır.

Kanban Tekniği

Kanban tekniği ile hangi işlerin yapılması gerektiği, hangi işlerde sürecin devam ettiği ve bitirilen işler kategoriler halinde yazılır. Bu teknik işlerin ilerleme süreçleri ve yapılması gerekenlerin rahatça görülmesi açısından kolaylık sağlamaktadır.

Hızlı Planlama Yöntemi

Hızlı planlama yöntemi kişilerin hedefleri arasında, hangisinin öncelikli olduğuna karar vermesidir. Kişi yaşamında herhangi bir konuda öncelik verdiği alanı seçerek bu bağlamda esnek bir plan oluşturur. Yaşamın her alanında uygulanabilir olması en önemli özelliğidir.

GTD (Getting Things Done) Tekniği

İşleri yoluna koyma şeklinde de ifade edilen bu teknik, önemli işleri sıralayarak yapmayı amaçlar. Toparlama, işleme, düzenleme, yapma ve inceleme şeklinde beş aşama içermektedir.

Bu yöntemde yapılması gereken işler şu şekilde kategorize edilmektedir:

1. Acil yapılması gerekenler
2. Belirli zaman sonrasında yapılması gerekenler
3. Bekleyen işler
4. Projeler ve yapılma ihtimali olan işler

Bu tekniklerden beğendiklerinizi test ederek sizin için en uygun olanı bulabilir ve programınızı daha iyi yöneterek kendinize ve sevdiklerinize daha çok zaman ayırabilirsiniz.