Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου για Αυξημένη Παραγωγικότητα

Διαχείριση Χρόνου

Η έννοια του χρόνου, η οποία περιγράφεται ως η διάρκεια, η ηλικία, η εποχή ή η περίοδος κατά την οποία εμφανίζεται, περνά ή διανύεται ένα έργο, είναι κρίσιμη για τη ζωή μας. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους ο χρόνος είναι τόσο σημαντικός.

Είναι στα χέρια μας να αξιοποιήσουμε με τον καλύτερο τρόπο τον περιορισμένο μας χρόνο. Η κατανομή και ο προγραμματισμός του χρόνου μεταξύ διαφορετικών δραστηριοτήτων είναι βήματα που απλοποιούν την καθημερινότητά μας. Η Διαχείριση Χρόνου¹ είναι μια μέθοδος που περιλαμβάνει αυτούς τους ορισμούς και βασίζεται στον προγραμματισμό και την οργάνωση του χρόνου.

Οι μέρες περνούν καθώς οι ώρες διαδέχονται η μία την άλλη. Όλοι έχουν τον ίδιο αριθμό ωρών την ημέρα. Στο τέλος της ημέρας, μερικοί άνθρωποι καυχιούνται ότι έχουν μια πολύ παραγωγική μέρα, ενώ άλλοι παραπονιούνται για το γεγονός ότι δεν έχουν αρκετό χρόνο. Ποια θα μπορούσε να είναι η αιτία αυτού;

Η απάντηση στην ερώτησή μας έχει να κάνει με τον σωστό προγραμματισμό και τη διαχείριση του χρόνου. Οι άνθρωποι επωφελούνται από την αποτελεσματική διαχείριση χρόνου. Τα οφέλη της διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνουν τα ακόλουθα.

• Δίνει τη δυνατότητα στους ανθρώπους να ζουν πιο παραγωγικά και αποτελεσματικά.
• Βοηθά στη διαχείριση του άγχους.
• Προωθεί μια πιο χαρούμενη, πιο άνετη, επιτυχημένη και λιγότερο αγχωτική ζωή.

Σε γενικές γραμμές, η διαχείριση χρόνου έχει να κάνει με το πώς και πότε θα χρησιμοποιηθεί ο χρόνος. Επίσης, ο πιο βασικός κανόνας διαχείρισης χρόνου είναι να χωρίσετε την εργασίες που πρέπει να γίνουν κατά τη διάρκεια της ημέρας σε διαφορετικές χρονικές περιόδους.

Χρησιμοποιούμε τον Χρόνο μας Αποτελεσματικά;

Πρώτον, θα πρέπει να εξετάσουμε την τρέχουσα κατάσταση. Μπορείτε να διαχειριστείτε το χρόνο σας και τις πολλαπλές δραστηριότητές σας; Έχετε ό,τι χρειάζεται για να καθορίσετε με σωστή προτεραιότητα τον χρόνο σας; Το πιο σημαντικό είναι να μπορείτε να εστιάζετε στη δουλειά που πρέπει να γίνει και να την τελειώνετε όταν ολοκληρωθεί ο χρόνος που καθορίσατε. Μια ρεαλιστική αξιολόγηση των περιστάσεων θα πρέπει να γίνει, με βάση αυτά τα ερωτήματα.

Η εστίαση, οι δραστηριότητες και οι φάσεις που ακολουθούν τα αποτελέσματά τους περιλαμβάνουν καλή διαχείριση χρόνου. Ακριβώς επειδή κάποιος είναι απασχολημένος, δεν σημαίνει ότι εργάζεται αποτελεσματικά. Κατά την γενική διαχείριση χρόνου, θα πρέπει να αναπτυχθούν λύσεις σε κοινά προβλήματα χρόνου και βασικές συνήθειες.

Για τέτοια ζητήματα, οι δραστηριότητές που θα πρέπει να καταγράφονται, είναι αναγκαίο να συντάσσεται λίστα υποχρεώσεων και να λαμβάνονται υπόψη προτάσεις για αρνητικά γεγονότα. Ακολουθώντας τα βήματα του καθορισμού στόχων, της σειράς προτεραιοτήτων και της απόφασης πότε θα γίνει η εργασία, η εστίαση πρέπει να είναι στο σχέδιο και οι απαραίτητες ενέργειες θα πρέπει να γίνουν σύμφωνα με τον σκοπό του. Ως αποτέλεσμα, ο χρόνος χρησιμοποιείται πιο αποτελεσματικά^{2, 3}.

Παράγοντες που Εμποδίζουν την Καλή Χρήση του Χρόνου

• Δεν δημιουργείται λίστα υποχρεώσεων
• Δράση χωρίς να έχετε καθορίσει κάποιο στόχο
• αναποφασιστικότητα
• Εργασία χωρίς διάλειμμα
• Δεν γίνεται ιεράρχιση εργασιών
• Προβλήματα με τον προγραμματισμό
• Εργασία σε ακατάστατο μέρος
• Αναβλητικότητα
• Αδυναμία καλής διαχείρισης του άγχους
• Τελειομανία
• Απόσπαση προσοχής
• Κάνετε πολλά και μεγάλα διαλείμματα
• Υποτίμηση της δουλειάς που πρέπει να γίνει

Αυτές οι καταστάσεις βλάπτουν τόσο εμάς όσο και τον πολύτιμο χρόνο μας και μειώνουν την παραγωγικότητά².

Τεχνικές Διαχείρισης Χρόνου⁴

Τεχνική Pomodoro

Είναι η πιο αποτελεσματική και με σύχνη χρήση μέθοδος για τη διαχείριση του χρόνου. Η μέθοδος Pomodoro είναι ένας τρόπος για να κάνετε εργασίες δουλεύοντας και κάνοντας διαλείμματα. Το διάλειμμα από τη δουλειά δίνει στους ανθρώπους την ευκαιρία να κάνουν περισσότερη δουλειά χωρίς να κουράζονται ή να βαριούνται.

Η τεχνική Pomodoro χρησιμοποιείται συνήθως δουλεύοντας για 25 λεπτά και στη συνέχεια κάνοντας ένα διάλειμμα 5 λεπτών. Ο πιο σημαντικός κανόνας αυτής της μεθόδου είναι να δίνετε την πλήρη προσοχή σας στη δουλειά και να αφήνετε την εργασία στην άκρη όταν κάνετε ένα διάλειμμα.

Τεχνική Eisenhower (Matrix)

Είναι μια μέθοδος για την κατηγοριοποίηση εργασιών με βάση τη σημασία τους και το πόσο επείγουσες είναι. Η τεχνική Eisenhower χωρίζει τις εργασίες σε κατηγορίες σημαντικές - μη σημαντικές και επείγουσες - όχι επείγουσες.

Σε αυτήν την τεχνική, οι κατηγορίες είναι επείγουσα - σημαντική, μη επείγουσα - σημαντική, επείγουσα - μη σημαντική και μη επείγουσα - μη σημαντική. Αυτή η τεχνική είναι χρήσιμη για την αλληλουχία εργασιών με αυστηρές προθεσμίες και πολλαπλές εργασίες.

Τεχνική Kanban

Οι εργασίες που πρέπει να γίνουν, οι εργασίες σε εξέλιξη και οι ολοκληρωμένες εργασίες γράφονται σε κατηγορίες στην τεχνική Kanban. Αυτή η τεχνική προσφέρει ευκολία όσον αφορά την πρόοδο της εργασίας και εύκολη εμφάνιση του τι πρέπει να γίνει.

Προτεραιότητα Εργασιών

Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν αυτή τημέθοδο για να προσδιορίσουν σε ποιον από τις εργασίες πρέπει να δοθεί προτεραιότητα. Σε αυτό το πλαίσιο, το άτομο δημιουργεί ένα ευέλικτο σχέδιο επιλέγοντας τον τομέα της ζωής του που δίνει προτεραιότητα. Το πιο σημαντικό χαρακτηριστικό αυτής της τεχνικής είναι ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε οποιαδήποτε κατάσταση.

Τεχνική GTD (Getting Things Done)

Αυτή η τεχνική στοχεύει στην εκτέλεση σημαντικών εργασιών με τη σωστή σειρά. Χωρίζεται σε πέντε στάδια: αποτύπωση, αποσαφήνιση, οργάνωση, επανέλεγχος και δέσμευση.

Η εργασία που πρέπει να γίνει ταξινομείται ως εξής σε αυτήν τη μέθοδο:

1. Εργασία που πρέπει να γίνει αμέσως
2. Εργασία που πρέπει να γίνει σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο
3. Εργασία που εκκρεμεί
4. Εργασίες και πιθανές εργασίες

Δοκιμάζοντας διαφορετικές τεχνικές, μπορείτε να βρείτε αυτή που σας ταιριάζει καλύτερα και να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στον εαυτό σας και στα αγαπημένα σας πρόσωπα, διαχειρίζοντας καλύτερα τον χρόνο σας.