Gestão Eficaz do Tempo para Aumento da Produtividade

Gestão de tempo

O conceito de tempo, que é descrito como a duração, idade, estação ou período durante o qual um trabalho ocorre, passa ou está sendo realizado, é fundamental para nossas vidas. Existem inúmeras razões pelas quais o tempo é tão importante em nossas vidas.

Cabe a nós fazer o melhor uso do nosso tempo limitado. Alocar e planejar o tempo entre as diferentes atividades são etapas que simplificam nosso dia a dia. Gerenciamento de Tempo¹ é um método que inclui essas definições e é baseado no planejamento e organização do tempo.

Os dias voam enquanto as horas se perseguem. Todo mundo tem o mesmo número de horas por dia. No final das contas, algumas pessoas se gabam de ter tido um dia muito produtivo, enquanto outras lamentam o fato de não terem tempo suficiente. Qual poderia ser a causa disso?

A resposta à nossa pergunta tem a ver com planejamento adequado e gerenciamento de tempo. As pessoas se beneficiam de um gerenciamento de tempo eficaz. Os benefícios do gerenciamento do tempo incluem o seguinte.

• Permite que as pessoas vivam vidas mais produtivas e eficientes.
• Ajuda no gerenciamento do estresse.
• Promove uma vida mais feliz, confortável, bem-sucedida e menos estressante.

Em geral, o gerenciamento do tempo consiste em descobrir como e quando o tempo será usado. Além disso, a regra mais básica de gerenciamento do tempo é dividir o trabalho que precisa ser feito durante o dia em diferentes períodos de tempo.

Usamos nosso tempo de maneira eficaz?

Primeiro, devemos olhar para a situação atual. Você consegue gerenciar seu tempo e múltiplas atividades? Você exerce a sensibilidade necessária na determinação das prioridades de trabalho? O mais importante é conseguir focar no trabalho que precisa ser feito e terminá-lo quando o tempo acabar. Uma avaliação realista das circunstâncias deve ser conduzida à luz destas questões.

O foco, as atividades e as fases que acompanham seus resultados constituem uma boa gestão do tempo. Só porque alguém está ocupado não significa que esteja trabalhando de maneira eficaz. Ao praticar o gerenciamento geral do tempo, devem ser desenvolvidas soluções para preocupações comuns de tempo e hábitos básicos.

Para tais questões, suas atividades devem ser registradas, uma lista de tarefas deve ser feita e até mesmo sugestões para eventos negativos devem ser consideradas. Seguindo as etapas de definição de metas, ordenação de prioridades e decisão de quando fazer o trabalho, o foco deve estar no plano e as ações necessárias devem ser tomadas de acordo com o seu propósito. Como resultado, o tempo é usado de forma mais eficiente^{2, 3}.

Fatores que dificultam o bom uso do nosso tempo

• Não fazer uma lista de tarefas
• Agir sem um objetivo em mente
• Ser indeciso
• Trabalhando sem pausas
• Não distribuir tarefas
• Problemas com planejamento
• Trabalhar em um lugar bagunçado
• Procrastination
• Não conseguir gerenciar adequadamente o estresse
• Ser perfeccionista
• Se distrair
• Fazer muitas pausas longas
• Subestimar o trabalho a ser feito

Essas situações prejudicam a nós e ao nosso valioso tempo e reduzem nossa produtividade².

Técnicas de gerenciamento de tempo⁴

Técnica Pomodoro

É o método mais eficaz e mais comumente usado para gerenciar o tempo. O método Pomodoro é uma forma de realizar tarefas trabalhando e fazendo pausas. Fazer uma pausa no trabalho dá às pessoas a oportunidade de trabalhar mais sem ficarem cansadas ou entediadas.

A técnica Pomodoro geralmente é usada trabalhando por 25 minutos e depois fazendo uma pausa de 5 minutos. A regra mais importante deste método é dar toda a atenção ao trabalho e deixá-lo de lado quando fizer uma pausa.

Técnica Eisenhower (Matriz)

É um método para categorizar tarefas com base em sua importância e urgência. A técnica de Eisenhower divide as tarefas em categorias importante-não-importante e urgente-não-urgente.

Nesta técnica, as categorias são urgente-importante, não urgente-importante, urgente-não importante e não urgente-não importante. Essa técnica é útil para sequenciamento de tarefas com prazos apertados e multitarefas.

Técnica Kanban

O trabalho a ser feito, o trabalho em andamento e o trabalho concluído são escritos em categorias na técnica Kanban. Essa técnica oferece comodidade no andamento do trabalho e fácil visualização do que precisa ser feito.

Método de Planejamento Rápido

As pessoas usam este método para determinar quais de suas metas devem ser priorizadas. Nesse contexto, a pessoa cria um plano flexível selecionando a área de sua vida que prioriza. A característica mais importante desta técnica é que ela pode ser utilizada em qualquer situação.

Técnica GTD (Fazer as coisas acontecerem)

Esta técnica visa realizar tarefas importantes na ordem correta. É dividido em cinco etapas: captar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.

O trabalho que precisa ser feito é classificado da seguinte forma neste método:

1. Tarefa que precisa ser feito imediatamente
2. Tarefa que precisa ser feito em um determinado período de tempo
3. Tarefa que está pendente
4. Projetos e potenciais tarefas

Ao experimentar diferentes técnicas, você poderá encontrar aquela que funciona melhor para você e poderá passar mais tempo sozinho e com seus entes queridos, gerenciando melhor seu tempo.