Managementul Eficient al Timpului pentru Creșterea Productivității

Managementul Timpului

Există numeroase motive pentru care timpul este atât de important în viețile noastre.

Este în puterea noastră să utilizăm cel mai bine timpul nostru limitat. Alocarea și planificarea timpului pentru diferite activități sunt etape care simplifică viețile noastre de zi cu zi. Managementul Timpului¹ este o metodă care cuprinde aceste definiții și se bazează pe planificarea și organizarea timpului.

Zilele trec fulgerător pe măsură ce orele se perindă una după alta. Fiecare persoană are același număr de ore într-o zi. La sfârșitul zilei, unii oameni se laudă că au avut o zi foarte productivă, în timp ce alții se plâng că nu au suficient timp. Care ar putea fi cauza acestui lucru?

Răspunsul la întrebarea noastră are legătură cu planificarea corespunzătoare și managementul timpului. Oamenii beneficiază de un management eficient al timpului. Beneficiile managementului timpului includ următoarele.

• Le permite oamenilor să trăiască vieți mai productive și eficiente.
• Ajută la gestionarea stresului.
• Promovează o viață mai fericită, mai confortabilă, de succes și mai puțin stresantă.

În general, managementul timpului se referă la stabilirea modului și momentului în care timpul va fi folosit. De asemenea, regula de bază a managementului timpului este să împărțiți lucrurile care trebuie făcute în timpul zilei în diferite perioade de timp.

Folosim eficient timpul nostru?

Mai întâi, ar trebui să ne uităm la situația actuală. Poți gestiona timpul și mai multe activități? Exerciți acuratețea necesară în stabilirea priorităților pentru munca ta? Cel mai important lucru este să poți concentra asupra lucrurilor care trebuie făcute și să le termini când timpul a expirat. O evaluare realistă a situației ar trebui efectuată în lumina acestor întrebări.

Focusul, activitățile și fazele care urmează rezultatelor lor alcătuiesc un management bun al timpului. Doar pentru că cineva este ocupat, nu înseamnă că lucrează eficient. În timp ce practici managementul timpului în general, ar trebui dezvoltate soluții pentru problemele comune legate de timp și obiceiuri de bază.

Pentru astfel de probleme, ar trebui înregistrate activitățile, efectuată o listă de lucruri de făcut și să se ia în considerare chiar și sugestii pentru evenimente neașteptate. Următorul pas e stabilirea obiectivelor, ordonarea priorităților și decizia când să faci munca, accentul ar trebui să fie pus pe plan și ar trebui să se ia măsurile necesare în conformitate cu scopul său. În final, timpul este folosit mai eficient^{2, 3}.

Factorii care ne fac dificilă utilizarea eficientă a timpului

• Neefectuarea unei liste de lucruri de făcut
• Acțiunea fără un scop în minte
• Indecizia
• Munca fără pauză
• Neatribuirea sarcinilor
• Probleme cu planificarea
• Munca într-un loc neîngrijit
• Amânarea
• Neglijarea gestionării stresului în mod corespunzător
• A fi un perfecționist
• A fi distras
• Luarea prea multor pauze lungi
• Subestimarea lucrurilor ce trebuie efectuate

Aceste situații ne afectează atât pe noi, cât și timpul nostru valoros și reduc productivitatea noastră².

Tehnici de Management al Timpului⁴

Tehnica Pomodoro

Este cea mai eficientă și cea mai des folosită metodă pentru gestionarea timpului. Metoda Pomodoro este o modalitate de a finaliza sarcinile lucrând și luând pauze. Luarea unei pauze de la muncă oferă oamenilor o șansă să facă mai multă muncă fără să se obosescă sau să se plictisească.

Tehnica Pomodoro se folosește în mod obișnuit lucrând timp de 25 de minute, urmat de o pauză de 5 minute. Regula cea mai importantă a acestei metode este să acordați întreaga atenție muncii și să o lăsați deoparte când luați o pauză.

Tehnica Eisenhower (Matricea)

Este o metodă pentru categorizarea sarcinilor în funcție de importanța și urgența lor. Tehnica Eisenhower împarte sarcinile în categoriile urgent-important, nu urgent-important, nu urgent-nu important.

În această tehnică, categoriile sunt urgență-important, nu urgent-important, nu urgent-nu important și nu urgent-nu important. Această tehnică este utilă pentru ordonarea sarcinilor cu termene limită strânse și multitasking.

Tehnica Kanban

Sarcinile de făcut, lucrările în curs și lucrările finalizate sunt scrise în categorii în tehnica Kanban. Această tehnică oferă comoditate în ceea ce privește progresul lucrărilor și vizualizarea ușoară a ceea ce trebuie făcut.

Metoda de Planificare Rapidă

Oamenii folosesc metoda de planificare rapidă pentru a determina care dintre obiectivele lor ar trebui să fie prioritizate. În acest context, persoana creează un plan flexibil prin selectarea domeniului vieții lor pe care îl prioritizează. Cel mai important aspect al acestei tehnici este că poate fi folosită în orice situație.

Tehnica GTD (Getting Things Done)

Această tehnică are ca scop realizarea sarcinilor importante în ordinea corectă. Este împărțită în cinci etape: capturare, clarificare, organizare, reflecție și angajare.

Sarcinile ce trebuie făcute sunt clasificate în acestă metodă în următoarele categorii:

1. Sarcini ce trebuie realizate imediat
2. Sarcini ce trebuie realizate într-un anumit interval de timp
3. Sarcini în așteptare
4. Proiecte și lucrări potențiale

Experimentând cu diferite tehnici, poți găsi cea mai potrivită pentru tine și poți petrece mai mult timp cu tine și cu cei dragi gestionând mai bine timpul.